La compilazione di un preventivo rappresenta un momento fondamentale per qualsiasi azienda e libero professionista: si tratta infatti molto più di una semplice formalità.

Un preventivo che risulti esaustivo, infatti, permette a chi lo riceve non solo di aver chiaro il tipo di collaborazione che si va a instaurare a livello economico, ma anche di conoscere qualcosa di più su chi lo propone. Dovrebbe trasmettere fiducia e professionalità, evitando che sorgano delle incomprensioni.

Pertanto, per redigere un documento che risponda a tutte queste caratteristiche occorre avere metodo, definendo i vari step. Sotto questo punto di vista è possibile velocizzare e standardizzare il processo attraverso l’ausilio di un software per preventivi: un programma pensato appositamente, funzionale alla creazione di preventivi in modo semplice e rapido e capace di automatizzare calcoli e trasformazione del preventivo in fattura. 

Preventivo: a cosa serve e perché è importante

Prima di procedere alla redazione di un preventivo si rivela essenziale comprendere di cosa si tratta.

Parliamo di un documento dove vengono esplicitati i costi previsti per conseguire un certo lavoro: non ci si limita a dichiarare l’importo finale ma vengono elencate nel dettaglio le singole voci che vanno a comporre il calcolo economico complessivo.

In virtù di tali caratteristiche, il preventivo risulta a tutti gli effetti una proposta contrattuale in cui il professionista o l’azienda si impegna a svolgere un determinato operato, a fronte del corrispettivo indicato.

Pertanto, il preventivo non si focalizza esclusivamente sull’aspetto puramente economico: vengono infatti stabilite le tempistiche e le modalità operative.

Per tutti questi motivi non è unicamente quella che potremmo definire “una questione di prezzo”: è molto di più, in quanto mostra il valore distintivo di un’offerta. È dunque un vero e proprio biglietto da visita.

Chi riceve il documento lo confronterà certamente con altri simili, valutando se accettare quanto proposto o meno. Appare perciò determinante che il preventivo presentato sia contraddistinto da chiarezza e tempestività.

Infine, un preventivo efficace dovrebbe essere personalizzato in base alle richieste e alle esigenze del singolo cliente: un elemento che funge da filo rosso rispetto alle altre peculiarità descritte finora.

Le informazioni fondamentali che deve includere un preventivo

Quali sono le informazioni che dovrebbero esserci sempre in un preventivo? Si tratta delle seguenti:

• Dati e contatti dell’azienda. I dati dell’azienda (ragione sociale, Partita IVA, etc.) dovrebbero essere sempre ben visibili, insieme ai contatti della persona che si occuperà della gestione dei rapporti con il cliente.
• Prezzi, elencati voce per voce, così da mostrare un quadro il più dettagliato possibile.
• Prezzo totale comprensivo di IVA e altre imposte previste.
• Eventuale sconto (se effettuato): meglio dichiararlo, così da rendere la proposta più appetibile.
• Tempistiche di realizzazione, quelle stimate per poter effettuare il servizio offerto.
• Tempistiche di accettazione, ovvero la data di scadenza dell’offerta.
• Tempistiche di consegna del lavoro. Funge da riferimento l’accettazione della proposta.
• Modalità del pagamento. In questa voce vengono indicati anche l’acconto, eventuali rateizzazioni, il sistema utilizzato per l’invio di denaro, ecc.
• Altre clausole generali e di natura legale.

Nel preventivo andrebbero inoltre chiarite le condizioni successive alla vendita/conferimento del servizio. Dovrebbe esserci sempre lo spazio per la firma del cliente, da porre vicino a quella del committente.

Infine, un documento ben scritto dovrebbe avere una grafica intuitiva e accattivante, di facile comprensione: è imprescindibile che ogni singolo aspetto risulti chiaro al primo sguardo.

Un errore da evitare assolutamente è un’eccessiva schematicità: qualcosa di molto comune per via del fatto che solitamente sono presenti tante voci. L’ideale è alternare elenchi puntati e punti più argomentati.

Come redigere un preventivo: perché optare per un software ad hoc

Molti professionisti sono soliti utilizzare Excel e Word per i propri preventivi. Questa soluzione non è però l’ideale, dal momento che i dati vengono inseriti manualmente ed è facile commettere degli errori e delle imprecisioni, dimenticandosi di qualcosa.

Utilizzare un software per preventivi permette di ovviare a tale eventualità. Si ottengono così dei documenti precisi e personalizzati, in maniera semplice e rapida, avvalendosi delle anagrafiche dei clienti e di prodotti già in bacheca.

C’è poi un altro vantaggio che deriva dall’utilizzo di un programma dedicato ed è legato all’archiviazione dei file. I documenti infatti risultano facilmente rintracciabili e perfettamente in ordine: basta un click per effettuare il tracciamento in qualsiasi momento, anche a distanza di diverso tempo.