Scatta l’allarme antincendio. Chi coordina l’evacuazione deve rispondere subito a una domanda semplice: chi è dentro l’edificio in questo momento? I dipendenti, di solito, si sanno. Ma i visitatori, i fornitori, il tecnico arrivato per una manutenzione?

In molte aziende la risposta sta in un registro di carta all’ingresso: un quaderno o dei fogli da compilare a mano. Funziona finché tutto va bene. Il giorno in cui serve davvero, spesso è incompleto, illeggibile o impossibile da consultare in fretta.

Non è sempre obbligatorio, ma conviene

Un chiarimento: per la maggior parte delle aziende private non esiste una norma che imponga di tenere un registro visitatori, né che sia in formato digitale. Esistono però regole che lo rendono molto utile. In materia di sicurezza sul lavoro (il D.Lgs. 81/2008) l’azienda deve organizzare la gestione delle emergenze e tutelare le persone presenti, e sapere chi si trova nei locali ne fa parte. E il GDPR, il regolamento europeo sulla privacy, vale sia per il registro cartaceo sia per quello digitale. Ogni caso è diverso: stabilimenti, aziende con ditte esterne e cantieri hanno esigenze più stringenti, e conviene confrontarsi con il proprio consulente per la sicurezza.

Il registro cartaceo: cosa funziona e cosa no

Un registro di carta si può tenere in modo corretto: un foglio per ogni visitatore, custodito dalla reception e non lasciato aperto sul banco, con l’informativa privacy a disposizione e dei tempi di conservazione stabiliti. Richiede però ordine e attenzione costante, e nella pratica non è sempre così. I punti deboli più comuni sono questi:

• Riservatezza: se il registro è un unico quaderno o foglio, chi firma può leggere nome, azienda e orario di chi è passato prima di lui.
• Ricerca: trovare chi era presente in un certo giorno significa sfogliare pagine.
• Tempi: ogni ospite compila a mano, e alla reception si formano code, soprattutto in occasione di fiere, open day o visite di clienti.
• Ordine: i fogli si perdono, si macchiano, mancano dati o sono illeggibili.

Come funziona un registro visitatori digitale

Al posto della carta c’è un tablet o uno smartphone all’ingresso. Il visitatore si registra da solo, in pochi secondi: inserisce i suoi dati, legge le informative dell’azienda, accetta i documenti richiesti (per esempio privacy e norme di sicurezza) e riceve un badge virtuale, cioè un tesserino in formato digitale, oppure un QR code, il quadratino che si legge con la fotocamera del telefono.

L’azienda si ritrova un registro digitale sempre aggiornato, consultabile quando serve: per capire chi è passato in una certa data, per un controllo interno o esterno, per gestire un evento con molti ospiti.

Quando serve di più

• aziende produttive, con fornitori e trasportatori che entrano ogni giorno
• eventi aziendali e fiere
• open day e visite di clienti o buyer (i compratori che vengono a vedere l’azienda)
• sedi con molti ospiti esterni

Da dove cominciare

Prova a rispondere a queste domande: se oggi servisse l’elenco delle persone presenti in azienda, quanto tempo ci metteresti? Chi entra firma da solo, o c’è sempre qualcuno che segue la compilazione? Se la risposta è “troppo” o “dipende”, vale la pena guardare un’alternativa.

Chi siamo

Mavi Innovation And Digital (MIAD) è una web agency di Piacenza che lavora con le imprese del territorio su siti web, comunicazione digitale e strumenti per l’organizzazione aziendale. Tra questi c’è la piattaforma 1clic, un sistema per la gestione digitale degli accessi, pensato per aziende, eventi e fiere. Se vuoi capire se può servire anche a te, scrivici in privato: ti mostriamo come funziona.